Training organisieren: Zu- und Absagen ohne App

Wer ein wöchentliches Training organisiert, kennt das: Montag die Umfrage in die WhatsApp-Gruppe, Dienstagmittag die Erinnerung, am Nachmittag zählen, und kurz vor Beginn sagen noch zwei ab. Dazu die Frage, wer für die Halle oder die Bahn schon bezahlt hat.

Nichts davon ist schwer. Es sind aber jede Woche dieselben kleinen Aufgaben. Hier ein paar Tipps, wie sie klein bleiben, mit oder ohne Tool.

Was Du jede Woche machst

1. Das nächste Training ankündigen. Tag, Uhrzeit, Ort und was anders ist (andere Halle, späterer Start).
2. Zu- und Absagen sammeln. Wer kommt, wer nicht, und wer hat noch nichts gesagt.
3. Nachfragen. Eine Erinnerung in der Gruppe, manchmal eine Einzelnachricht.
4. Plätze zählen. Vor allem, wenn es ein Limit gibt: 8 Bahnen, 14 Leute für den Platz, ein Trainer für 12.
5. Absagen auffangen. Jemand springt ab, jemand anderes will nachrücken.
6. Beiträge im Blick behalten. Wer hat seinen Anteil für Halle, Platz oder Trainer bezahlt.
7. Die Zahl durchgeben. Damit alle wissen, ob es stattfindet und wie viele kommen.

Wo die WhatsApp-Umfrage an Grenzen kommt

Für eine kleine Gruppe, in der immer Platz ist und nichts bezahlt wird, reicht die Umfrage völlig. Dann bleib ruhig dabei.

Schwierig wird es, wenn die Gruppe wächst oder Geld im Spiel ist:

• Jede Woche eine neue Umfrage. Die alten stehen noch im Chat, und irgendwer stimmt in der von letzter Woche ab.
• Kein Limit. Wenn 18 zusagen und 14 Plätze da sind, klärst Du das von Hand.
• Begleitung steht im Chat. "Kann ich meinen Bruder mitbringen?" ist eine Nachricht und taucht in keiner Zählung auf.
• Beiträge stehen in Deinem Kopf. Oder in einer Notiz-App.
• Die Umfrage rutscht weg. Am Donnerstag liegt sie unter Fotos und Sprachnachrichten, und jemand fragt wieder "Findet es statt?".

Vereins-Apps wie Spond oder SpielerPlus können viel. Dafür braucht dort jedes Mitglied ein Konto, und gerade bei lockeren Gruppen oder bei Eltern ist das oft die größte Hürde.

Was sich bewährt

Das funktioniert mit jedem Tool, auch mit der Umfrage:

• Eine feste Frist. "Zu- oder Absage bis Montag 20 Uhr" für ein Training am Dienstag. Wer bis dahin nichts sagt, zählt als Absage.
• Ein Ort für Antworten. Umfrage oder Link, aber nur eins. Zusagen per Einzelnachricht gehen verloren.
• Wer zuerst zusagt, hat den Platz. Einmal vorher sagen, dann gibt es weniger Diskussionen.
• Eine klare Regel für die Warteliste. Sagt jemand ab, rückt die nächste Person nach, und Du gibst ihr kurz Bescheid.
• Ein Haken pro Termin fürs Geld. Einmal im Monat abrechnen statt jede Woche hinterherlaufen.
• Die Zahl einmal durchgeben. Am Vortag, mit Link. Eine Nachricht statt fünf.

So funktioniert der Gruppen-Link bei JoinMyEvent

Für diesen Ablauf habe ich wiederkehrende Gruppen in JoinMyEvent eingebaut:

1. Du legst die Gruppe an (mit einem kostenlosen Konto): Name, Ort und bis zu drei feste Wochentermine, zum Beispiel Dienstag 18 Uhr und Donnerstag 19 Uhr. Zusätzliche Termine wie ein Wettkampfwochenende trägst Du von Hand ein.
2. Du teilst einen Link in der Gruppe. Er bleibt für alle Termine gleich.
3. Die Mitglieder öffnen ihn, geben einmal ihren Namen ein und tippen auf dabei oder nicht dabei. Ohne App und ohne Konto. Der Browser merkt sich, wer sie sind. Auf einem neuen Handy tippen sie auf ihren Namen in der Liste.
4. Jede Woche kopierst Du einen kurzen Text mit dem nächsten Termin, der Zahl und dem Link in die Gruppe.

Eine Gruppe ist kostenlos, mit Zu- und Absagen, Begleitpersonen und den letzten 8 Terminen im Verlauf. Mit dem Host Pass oder Lifetime kommen ein Platzlimit mit automatischer Warteliste, ein Haken für bezahlte Beiträge, der ganze Verlauf mit CSV-Export, mehrere Gruppen und eine zweite Person zum Organisieren dazu.

Was es nicht macht, damit Du es vorher weißt:

• Keine automatischen Erinnerungen. Den Wochentext postest Du selbst. Das dauert ein paar Sekunden.
• Nachrücken passiert still. Wer von der Warteliste nachrückt, sieht es beim nächsten Öffnen des Links. Kurz vor dem Training hilft eine kurze Nachricht.
• Jeder mit dem Link kann einen Namen antippen. Teile ihn also nur in der Gruppe. Als Organisator kannst Du jede Antwort ändern, Mitglieder entfernen und einen neuen Link erstellen.

Die Daten einer Gruppe bleiben gespeichert, solange sie aktiv ist. Eine Gruppe, in der 12 Monate lang nichts passiert, wird mit allen Mitgliedern und Antworten gelöscht.

Mehr dazu und eine kostenlose Gruppe: Zu- und Absagen für wöchentliche Gruppen.

Wenn Du es mit Deiner Gruppe ausprobierst, freue ich mich über Rückmeldung, was noch fehlt. Das Kontaktformular landet direkt bei mir :)